Part II · 2.4 — The Complete Operational Manual / الجزء الثاني · 2.4
The owner sees everything and decides the policy: how the store is set up, who
works in it, how prices and credit work, and how the business is performing. This
guide focuses on what only the owner does — for day-to-day operations, read the
Cashier, Warehouse, and Accountant
guides too.
يرى المالك كل شيء ويقرّر السياسة: كيف يُجهَّز المتجر، من يعمل فيه، كيف تعمل الأسعار
والائتمان، وكيف يؤدّي العمل. يركّز هذا الدليل على ما يخصّ المالك وحده — وللعمليات
اليومية اقرأ أيضاً أدلة الكاشير والمستودع
والمحاسب.
```
جهّز المتجر → أضف الموظفين والصلاحيات → اضبط الأسعار والائتمان → تابع اللوحة يومياً → اقرأ التقارير → أقفل الشهر
```
لوحة التحكم هي شاشتك الأولى، مصمّمة ليقرأها المالك في دقائق:
[لقطة: لوحة التحكم]
من إعدادات المتجر:
أضف موظفيك وامنح كلاً منهم دوره وصلاحياته من الموظفون والصلاحيات.
راجع الأدوار والصلاحيات للتفصيل.
من التسعير والائتمان:
من صفحة المنتجات، يمكنك جعل المنتج بعدّة مقاسات (صغير/وسط/كبير…) لكلٍّ سعره الخاص — مثالياً للعصائر والمشروبات:
للمنتجات التي تُباع وزناً (خضار/لحوم/مكسّرات)، اضبط في المنتج:
من الرقابة والموافقات:
من التقارير: تقارير المبيعات والأرباح والمصاريف، تحليل الفترة، الأكثر مبيعاً،
واتجاهات الأداء — لاتخاذ القرار بالأرقام لا بالتخمين.
راجع سير العمل المحاسبي الكامل لتسلسل
نهاية الشهر والسنة خطوة بخطوة.
| الخطأ | التصحيح |
|---|---|
| موظف لا يرى/يرى ما لا يجب | اضبط صلاحياته من «الموظفون والصلاحيات». |
| خصم يظهر تلقائياً ولا يُعدَّل في الكاشير | هذا خصم سياسة؛ عدّله من «التسعير والائتمان» لا من نقطة البيع. |
| عميل تجاوز دينه المسموح | ارفع حدّ الائتمان أو اطلب تحصيلاً؛ البيع الزائد يحتاج موافقة. |
| طلبات موافقة متراكمة | افتح «الرقابة والموافقات» يومياً واعتمد/ارفض. |
| الاشتراك قارب على الانتهاء | نبّهك بند في اللوحة — تواصل مع مزوّد النظام للتجديد. |
يومياً: افتح اللوحة وعالج «يحتاج انتباهك» · اعتمد الموافقات.
أسبوعياً: راجع التقارير والأرباح · طابق الذمم والشيكات · تأكّد من النسخ الاحتياطي.
شهرياً: راجع القوائم المالية · دقّق المصاريف · أقفل الشهر محاسبياً · انسخ مجلد البيانات خارجياً.
سنوياً: أقفل السنة المالية · جدّد الاشتراك.
```
Set up the store → Add staff & permissions → Configure prices & credit → Watch the dashboard daily → Read the reports → Close the month
```
The Dashboard is your first screen, designed to be read by the owner in minutes:
[screenshot: dashboard]
From Store Settings:
Add your employees and give each their role and permissions from **Staff &
Permissions**. See Roles & Permissions.
From Pricing & Credit:
From Controls & Approvals:
From Reports: sales, profit, and expense reports, period analysis, top sellers,
and performance trends — to decide with numbers, not guesses.
See the complete accounting workflow for
the step-by-step month-end and year-end sequence.
| Mistake | Recovery |
|---|---|
| An employee can't see / can see the wrong things | Adjust their permissions in Staff & Permissions. |
| A discount appears automatically and can't be edited at the till | That's a policy discount; edit it in Pricing & Credit, not at POS. |
| A customer exceeded their credit limit | Raise the limit or request collection; the extra sale needs approval. |
| Approval requests are piling up | Open Controls & Approvals daily and approve/reject. |
| The subscription is about to expire | A dashboard item warned you — contact the system provider to renew. |
Daily: open the dashboard and work "Needs your attention" · approve requests.
Weekly: review reports and profit · reconcile receivables and cheques · confirm backups.
Monthly: review the financial statements · audit expenses · close the month · copy the data folder off-machine.
Yearly: close the fiscal year · renew the subscription.
Related / ذات صلة: Roles & Permissions ·
Part II · 2.1 — The Complete Operational Manual / الجزء الثاني · 2.1
The cashier is the person at the till. This guide covers your entire day, in
order: signing in, opening the drawer, selling, taking payment, handling the cash
box, and closing up. Follow it top to bottom on your first day; use it as a
reference after that.
الكاشير هو من يقف على الصندوق. يغطّي هذا الدليل يومك كاملاً بالترتيب: الدخول، فتح
الوردية، البيع، تحصيل الدفع، إدارة الصندوق، والإغلاق. اتبعه من الأعلى للأسفل في يومك
الأول، ثم استخدمه كمرجع.
بشكل افتراضي يملك الكاشير صلاحيات: **نقطة البيع، عرض المبيعات، العملاء، البيع الآجل،
إنشاء سند قبض، والشيكات**. قد يمنحك المالك صلاحيات أكثر أو أقل. ما لا تملك صلاحيته لا
يظهر في قائمتك الجانبية.
```
تسجيل الدخول → فتح وردية → البيع طوال اليوم → (قبض/صرف عند الحاجة) → إغلاق الوردية وعدّ الصندوق
```
افتح Cetara. في الشاشة الرئيسية اكتب اسم المستخدم وكلمة المرور ثم ادخل — يفتح
متجرك مباشرة على شاشتك الافتراضية (غالباً نقطة البيع أو الورديات). [لقطة: الدخول]
لا يمكن إتمام أي بيع دون وردية مفتوحة؛ هذا ما يجعل عدّ الصندوق دقيقاً.
[لقطة: فتح وردية]بعد الفتح يظهر شريط الوردية أعلى الصفحة: الرصيد الافتتاحي، والرصيد الحالي، والفروقات.
اذهب إلى نقطة البيع. الشاشة فيها:
[لقطة: شاشة نقطة البيع]
تعديل السلّة: غيّر الكمية بأزرار +/−، احذف سطراً بزر ✕، أو 🧹 مسح لإفراغ السلّة كاملة.
بعض المنتجات لها مقاسات بأسعار مختلفة (مثل عصير S/M/L). عند إضافة منتج كهذا:
منتجات مثل الخضار واللحوم والمكسّرات تُباع بالوزن:
في حقل الخصم % أدخل نسبة الخصم على الإجمالي. الخصم اليدوي يتطلب صلاحية
«خصم يدوي»؛ إن لم تملكها فالحقل مقفل وتُطبَّق خصومات السياسة فقط.
البيع الآجل (الدين) يتطلب اختيار عميل مسجّل:
بيع نقدي أو بطاقة لا يحتاج عميلاً.
اضغط تحصيل أو F9. تفتح نافذة الدفع بثلاثة أزرار كبيرة:
[لقطة: نافذة الدفع]
الدفع المقسّم (أكثر من طريقة لنفس الفاتورة): إذا أراد العميل أن يدفع جزءاً نقداً وجزءاً بالبطاقة (أو نقد + آجل)، استخدم الدفع المقسّم: أدخل مبلغ كل طريقة، ويتابع النظام المتبقّي حتى يُغطّى كامل الإجمالي، ثم أتمّ البيع. تُسجَّل كل طريقة بمبلغها في الفاتورة.
حماية من الدفع المزدوج: لا يُحفظ البيع مرتين حتى لو ضغطت مرّتين.
بعد الإتمام يظهر الإيصال للطباعة. زر ⚡ دفع سريع (اختياري) يجعل الإيصال
يُطبع تلقائياً ويبقيك على الكاشير للعميل التالي دون نافذة. زر 🖨️ إعادة طباعة
يعيد طباعة آخر فاتورة.
إن جاء عميل آخر مستعجل ولم يُكمل الأول:
من الورديات والصندوق:
أدخل المبلغ والسبب في كل حالة. كل حركة تظهر في سجلّ حركات الصندوق.
📦 ترحيل النقدية يُخرج نقد الدرج إلى وجهة (🔐 الخزنة / 🏦 البنك / 👤 المالك)
ويصفّر رصيد الصندوق مع تسجيل الوجهة. يتطلب صلاحية «ترحيل نقدية الصندوق».
[لقطة: إغلاق الوردية]لا يمكنك الخروج من البرنامج ووردية مفتوحة — سيطلب منك إغلاقها أولاً.
| المفتاح | الإجراء |
|---|---|
| F2 | فاتورة جديدة (تفريغ السلّة) |
| F3 / Ctrl+F | بحث سريع في المنتجات |
| F4 | العميل |
| F5 | تحديث الشاشة |
| F7 | تعليق فاتورة |
| F8 | استرجاع المعلّقة |
| F9 | الدفع |
| F10 | طباعة/إعادة طباعة الفاتورة |
| Esc | إغلاق النافذة |
| ؟ | قائمة الاختصارات |
| الخطأ | التصحيح |
|---|---|
| «لا يمكن البيع» أو زر الدفع لا يعمل | تأكّد من فتح وردية أولاً. |
| بيع آجل لا يُقبل | اختر العميل الآجل قبل التأكيد. |
| مسح باركود لا يُضيف | تأكّد أن المؤشر داخل شريط البحث واضغط Enter؛ إن ظهر تنبيه فالباركود غير مسجّل على منتج. |
| الصندوق لا يطابق عند الإغلاق | راجع حركات الصندوق — هل نسيت تسجيل قبض/صرف؟ الفرق يظهر كزيادة/عجز ويُسجَّل بأمانة. |
| فرّغت السلّة بالخطأ | إن كنت علّقتها استرجعها من 📂 المعلّقة؛ وإلا أعد إدخال الأصناف. |
| ضغطت الدفع مرّتين | لا قلق — النظام يمنع الحفظ المزدوج تلقائياً. |
| أغلقت البرنامج بالخطأ | الفواتير المعلّقة محفوظة وستجدها عند العودة. |
By default a cashier has: **Point of Sale, view Sales, Customers, credit selling,
create receipt vouchers, and Cheques**. The owner may grant more or fewer rights.
Anything you don't have permission for simply won't appear in your sidebar.
```
Log in → Open a shift → Sell all day → (cash in/out as needed) → Close the shift & count the drawer
```
Open Cetara. On the Launcher, type your username and password — your store
opens directly on your default screen (usually POS or Shifts). [screenshot: login]
No sale completes without an open shift — this is what keeps the drawer count
accurate.
[screenshot: open-shift]Go to Point of Sale:
Editing the cart: change quantity with +/−, delete a line with ✕, or 🧹 Clear to empty the whole cart.
In the Discount % field, enter a percentage off the total. Manual discounts
require the "manual discount" permission; without it the field is locked and only
policy discounts apply.
A credit (debt) sale requires a registered customer:
Cash or card sales need no customer.
Click Charge or F9. The payment sheet opens with three big buttons:
[screenshot: payment-sheet]
Double-submit protection: a sale is never saved twice, even if you click twice.
After completing, the receipt appears to print. The optional **⚡ Fast
checkout** button makes it auto-print and keep you on the register for the next
customer with no modal. 🖨️ Reprint reprints the last invoice.
If another customer is in a hurry before the first finishes:
From Shifts & Cash Drawer:
Enter the amount and reason each time. Every movement appears in the drawer log.
📦 Cash carry-over moves drawer cash to a destination (🔐 Safe / 🏦 Bank / 👤
Owner) and zeroes the drawer while recording where it went. Requires the "cash
carry-over" permission.
[screenshot: close-shift]You can't exit the program with a shift open — it will ask you to close it first.
| Key | Action |
|---|---|
| F2 | New invoice (clear cart) |
| F3 / Ctrl+F | Quick product search |
| F4 | Customer |
| F5 | Refresh screen |
| F7 | Park invoice |
| F8 | Retrieve parked |
| F9 | Payment |
| F10 | Print / reprint invoice |
| Esc | Close dialog |
| ? | Shortcut list |
| Mistake | Recovery |
|---|---|
| "Can't sell" / the pay button does nothing | Make sure a shift is open first. |
| Credit sale rejected | Select the credit customer before confirming. |
| Scanning a barcode adds nothing | Ensure the cursor is in the search bar and press Enter; a warning means the barcode isn't on any product. |
| Drawer doesn't balance at close | Review cash movements — did you forget to log an in/out? The difference shows as over/short and is recorded honestly. |
| Cleared the cart by accident | If you parked it, retrieve from 📂 Parked; otherwise re-enter the items. |
| Clicked pay twice | No worry — the system blocks double-saves automatically. |
| Closed the program by accident | Parked invoices are saved and waiting when you return. |
Related / ذات صلة: Screen reference: Point of Sale ·